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Secrétaire polyvalente (H/F) - Nouvelles Charmilles / PPI

La Sauvegarde des Yvelines recrute !

À propos

Les Nouvelles Charmilles est un établissement de protection de l’enfance de l’Association de la Sauvegarde des Yvelines. Trois modalités de prise en charge constituent le périmètre du poste : la MECS (foyer collectif) et le service Passerelles (service de semi-autonomie) sont rattachés au champ de l’hébergement, accueillant des jeunes filles en placement âgées de 13 à 21 ans et ; l’Accueil de jour PPI « Pôle Pédagogique et d’insertion » rattaché au champ Culture, Insertion et remobilisation, accueillant des jeunes garçons et filles de 13 à 21 ans dans le cadre d’une mesure administrative.

Descriptif du poste

Vos missions :

- Tenue du standard téléphonique et de l’accueil physique des visiteurs, gestion des sorties et entrées de l’établissement, orientation des interlocuteurs vers les bons services et personnes

- Rédaction et envoi de courriers (entrants et sortants), mise en page des rapports, prise de notes en réunion et élaboration des comptes-rendus, notes diverses, et classement - Gestion administrative des dossiers jeunes accueillis via le logiciel Nemoweb

- Mise à jour et suivi des tableaux de bord des différents éléments des dossier jeunes (CMU, solidarité transports…)

- Préparation des dossiers d’admission en lien avec la loi 2002-2 - Gestion de la remontée de l’activité sur Web accueillant - En lien et en coordination avec la secrétaire de direction, le recueil des éléments de salaire et de facturation, la saisie des horaires via le logiciel Octime.

- Création et tenue d’outils de reporting permettant de remonter les éléments de suivis aux responsables de service - Classement et gestion partagée des archives - Gestion administrative des dossiers médicaux des jeunes et mise à jour du tableau de bord des bilans santé ASE

- Participation à la vie institutionnelle

Profil recherché

- Niveau de formation BTS secrétariat minimum

- Maitrise des outils informatiques et bureautiques

- Connaissance des logiciels Nemoweb, octime, web-accueillant….

- Qualité rédactionnelle avec un bon niveau d’orthographe requis

- Esprit de synthèse, sens de la confidentialité, rigueur, esprit d’équipe et respect de la hiérarchie sont attendus

- Bon relationnel, organisé et polyvalence indispensable pour le poste

Informations complémentaires

  • Type de contrat : CDI
  • Date de début : 24 mars 2025
  • Lieu : Saint-Germain-En-Laye
  • Niveau d'études : Bac +2
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